经营自己这桩独一无二的生意，走好关键这几步
时间:2017-10-08 13:07来源:http://pku666.com/ 点击:次
导读：小长假进入3天倒计时，我们也该收收心，唤醒自己的工作状态啦。
阅读本文，听“四大”会计师事务所高级经理、知乎职场大V分享的职场高效绝技，助你从假期模式完美切换到工作模式，经营好「自己」这一桩独一无二的生意。
很高兴有机会在华章微课堂与大家交流，分享一些职场经验。
首先简单介绍一下自己，我叫李东旭，目前是德勤会计师事务所英国剑桥分所的高级审计经理。我大学毕业后加入了德勤华永会计师事务所北京所，在北京工作了一年多的时间后，获得赴英国工作的调动机会。在这段期间，我完成了英国执业会计资格考试，并顺利成为一名执业注册会计师。自成为执业会计师到现在也已经过去了4年的时间了。这4年是我的职业发展、职场角色转变最为快速的一段时期。
在这段期间，我完成了由一名助理经理到经理，再到高级经理的两次晋升，成为德勤剑桥所历史上首位华人高级经理，突破了一道一直在无形中存在的天花板。同时，我加入了金融衍生品专家审计组和专业标准审阅组，并积极利用我作为华人的优势成为英国德勤中国服务组的区域负责人。之所以能够在这短短的几年时间里取得这些成绩，除了作为海外华人”标配“的勤奋努力外，我想更为重要的是，在这段时间里，我特别注意培养高效率的工作方式。
通过总结在职场中管理别人和被别人管理的经验积累，找到一些最为基本的、值得花功夫磨练的职场技能，找到在使用办公工具时能够切实提高工作效率的原则。但最为重要的，是认识到如何把自己当作一门生意来经营，从打工者的位置跳出来，从做生意的角度设计自己的职业生涯，做自己职业生涯发展的老板。这种态度上的转变，使我的心态更加积极，眼光更为长远，工作起来更有目的性。
我开始重视自己每一次对客户、对老板、对同事和下属的承诺，以此来建立我的个人品牌；
我开始将高效工作同“成本”的概念联系起来，争取每一次都以最少的成本做成最大的事情；
我开始更为积极的寻找自我提高的途径，争取不断地为自己研发出新的拳头产品，始终保持职场中的技术优势。
今天这场分享活动，我就想从这个转变谈起，谈一谈如何把自己当作一门生意，一门独一无二的生意，通过构建个人品牌，锻炼职场技能，善用办公工具，来提高职场自己的竞争力。
01 塑造个人品牌
首先我们来讲讲个人品牌。
个人品牌在西方是一个流行多时的概念。由于欧美的商业环境特别鼓励手工作坊式的个体经营，因此拥有一技之长的技术人员，或经验丰富的职业经理人，常常会在合适的时间选择成立自己的咨询公司。这就要求他们特别重视培养自己在所在圈子里的口碑和名声，使他们能够在单干后通过个人品牌招揽客源。
但是作为从毕业后就工作在由上万人组成的大公司里的我，一直没有觉得个人品牌跟自己有半毛钱关系，甚至打心底里觉得这是成功学大师拿来忽悠人的把戏，又假又空。
但是一次偶然的机会，让我意识到建立”个人品牌”对于公司职场人也有着巨大的作用。
那是一次剑桥分所的季度Town Hall，当时我还只是一名审计助理经理。由于当时刚刚参与了“中国服务组”牵头的一次中国企业的海外并购项目，主管合伙人问我是否愿意通过Town Hall的机会跟大家分享一下心得。这种难得的机会当然要抓住，于是我花了一些功夫准备这个只有5分钟的小发言。
塑造个人品牌
我如何发现个人品牌的厉害
在发言的过程中，我提到之所以能够获得参与这次并购项目的机会，是因为之前几次跟“中国服务组”的接触，让他们的负责人觉得我干活比较稳当，作为初级别员工却能够负起责任。我极为没羞没臊得用一句话概括了我给他们留下的印象，叫”works with Simon, works with safe hands.”意思就是”我办事，你放心。”这其实是我为了活跃气氛半开玩笑说的一句话，但是没想到讲到这里下面竟然有不少人点头，紧跟着几个人带动起来的掌声。
Town Hall结束后的小酒会上，分别有几个经理跑来跟我说，他们很高兴看到我讲出刚才的一番话，尤其是那句”我办事，你放心”，也是我在跟他们工作时留给他们的印象，然而之前只是一个模糊的印象，今天我这么一讲，算是让他们牢牢记住了这个特点，很高兴我能够这样自信的讲出来。
这之后，我发现更多有趣的工作找上门来，而这些工作，无一不需要一个懂得负责的人来照看。这才意识到，通过这次小发言，我在不知不觉中为自己树立起了一个鲜明的个人品牌：“我办事，你放心”，成了大家对我的直观印象。也就是那时起，我开始逐渐意识到个人品牌的厉害之处。
它改变了之前我对个人品牌所持的消极态度，不再把它看作是只有打算创业单飞的人才需要注意的事情，而是每一个职场人都应该花心思考虑的重要一环。对我来讲，个人品牌自那以后变得非常具体并且无处不在：
当公司中某个机会出现时你是第几个被想到的人，这是你的个人品牌在起作用；
许久不联系的客户接到你的电话时的语气情绪，这是你的个人品牌在起作用；
茶水间里别人对你的评头论足，这是你的个人品牌在起作用；
升迁加薪时老板对你一句简单却关系重大的概括，更是你的个人品牌在发挥作用。
如何塑造个人品牌？
两个伏笔
那么如何做才能构建起个人品牌呢？对于我来说，个人品牌始于一次不经意的发现，但是仔细回想，之所以那次Town Hall的发言时能够得到如此一致的反应，是因为在此之前，我己经无意中为树立个人品牌埋下了两个伏笔。
第一个伏笔，就是我始终以自己所信奉的工作价值观来作为我工作中为人处世的原则。也许你已经猜到，我所信奉的工作价值观，就是做事有始有终，我的一个来自广东的朋友管这个叫做事有”首尾“，事务所里常常把这种态度叫做“take ownership“，其实就是做事有责任心，工作到了手中不会掉，不会因为有困难了就投机取巧，不会因为有疏漏了就推卸责任。
对于我来说，就是无论事情大小，只要是答应下来的事情，我都觉得是跟自己的名字绑在一起，做好做坏都成了很私人的事情，因此会特别投入精力去完成。
这种态度来自于一种不太能够说得清道得明的内在驱动，不是因为别人因此而对你刮目相看而做，也不是因为由此带来的物质奖励而做。它跟名跟利都没有关系，就是从根本上觉得这样做是对的，打心眼儿里就想这么去对待工作。只有到这种程度，才能称为拥有一个明确的工作价值观。
一个明确的工作价值观，能够让职场人找到坐标，保持职场中一以贯之的行为方式，同时，在处理棘手的、两难的问题时，也能有据可循，不随波逐流。而在外在表现上，一个根据明确价值观行为处事的职场人，展现出的是一个前后一致的职场形象，而前后一致的形象，日积月累，最终就会形成你的个人品牌。
这其实也就是我意识到自己在无意中埋下的第二个伏笔。这第二个伏笔就是，通过前后一致的实际行动，巩固职场形象，为最终形成个人品牌做准备。
地震、飓风之所以可怕，就是因为没人能够准确预判它的发生，而一个言行前后不一致的人，也容易让合作伙伴产生提心吊胆的不信任感。前后一致说起来容易，做起来很难。
职场中无时无刻不存在着各种截止日期，各种有形无形的工作压力，复杂的人际关系，以及难免从个人生活中带进职场的情绪，在这些不利因素面前，一个职场人很难保证时刻做到言行一致，前后一以贯之。但也正因为这是很难的事情，一旦做到让你立刻在组织中变得与众不同。
塑造个人品牌
找到你的工作价值观
回头来看工作价值观，找到它是树立个人品牌的开始。我刚刚讲到责任心是我的工作价值观，但对你来讲它虽然重要但可能并不是做事的指导原则。
你可能认为在职场中拥有一项别人无法替代的技能是立足之本，也可能觉得自己上有老下有小，做事沉稳以保证工作的稳定压倒其他一切，甚至也可以无可厚非的认为一个人的价值要通过销售业绩、或者最终拿回家的工资奖金来衡量。这些不同的看法都可以成为一个人的工作价值观。
工作价值观没有高低贵贱之分，只要它是你内在的驱动，足够强大到不需要别人来肯定，不被外界的刺激轻易左右，它就能够作为你的工作价值观为你前后一致的行为提供指导。
因此，工作价值观的种类繁多。你可以看看这一页上的一些例子，估计一下自己在职场中是被哪一种无形的力量所驱动，并由此开始你塑造个人品牌的尝试。而付诸前后一致的实际行动，则需要你注意以下几点，来达到事半功倍的效果。
个人品牌的建立
前后一致的实际行动
第一，你需要重视行为的前后一致性与在别人眼中工作预判性的关系。前后一致的行为提高别人眼中你的工作预判性。
每一次前后一致的行为都增加别人对你个人形象的印象，而每一次不一致的行为都会给人造成困扰，重新调整对你的预期和印象。你可以想象你与每个人之间都有一个情感银行账户，每一次一致的行为都往账户里存钱，每一次与以往矛盾的做法都是一次财富的支取。要做情感账户的富翁，就需要你每一次都衡量自己的行动的一致性。
第二，你要重视承诺的作用，谨慎使用你的承诺。每当你向客户、老板、同事做出一个承诺时，你都把自己暴露在了最终食言的危险中，但同时也为自己赢得了一张让人刮目相看的门票。
它要么使你之前建立起来的个人形象毁于一旦，要么进一步巩固你的成绩。你要把每一次承诺看作电路图中完整的闭合回路，信誓旦旦的做出承诺只是开始，只有最终兑现承诺，将回路闭合后，灯泡才能点亮，你的付出才能为你赢得喝彩。在这个意义上，重要的不是做出多少承诺，而是完成多少有质量的承诺回路。
第三，在合适的时候，为自己在塑造个人品牌上所做的努力吹吹号角，让别人意识到这是你正在试图完成的事情。我的号角在那次Town Hall上吹响，但事后经理们的反馈让我明白，其实我早就应该自信的把个人品牌讲出来。
很多时候，大家需要一句令人印象深刻的标语来将心中的印象具体化，具体成一个从此再也忘不掉的个人品牌。
第四，在做这些的时候，注意倾听周围人的意见，积极寻求反馈。这样做最主要的目的，就是保证你的工作价值观的外在表现，正在为你塑造你所希望的个人品牌。
警惕你一厢情愿的想要展现自己的责任心，却让人误认为你是个控制狂。适时地调整价值观的外在表现，是别人看到的与你试图达到的尽量保持一致，是不容大意的一件事情。
如果关于塑造个人品牌这个话题在这十几分钟里只能达到一个目的，那我希望是通过把个人品牌这个概念提出来，至少让大家想想这个概念有没有什么道理，是不是也在对自己起着作用。
也许在这样的思考后你认为它并不适合你的处境，但是至少这是你通过主动思考而得出的结论。但是如果你觉得确实它是一个容易被轻视但实际上确实在无形中起作用的事情，不妨认真的计划一下如何塑造自己的个人品牌。
02 职场基本技能
任何的品牌，都需要有货真价实的产品来支撑，否则就要归入诈骗、传销的范畴。职场上的个人品牌也不例外，在所难免的我们会碰到一些花言巧语徒有其表的职场掮客在某些职场环境中混的顺风顺水。但是放到更长远的维度，从绝大多数职场人的角度出发，锻炼自己货真价实的职场技能，始终是最能带来回报的一种态度。
在会计师事务所的职业轨迹跟绝大多数里公司里的并无很大不同，刚刚进入职场时也是从最基本的、连猴子都会做的事情做起，一步步的增加任务的复杂性和身上的责任。
经过这些年从小朋友到高级经理这一中层岗位的锻炼，我总结出职场中最为通用的四个职业技能：汇报工作，演讲，开会和项目管理。每一个技能都不是一句两句可以说清楚的，所以今天，对每一个技能，我只讲我个人感觉最为重要的一点。掌握这些技能中的关键点，能够让你避免走一些弯路，更快的培养起这些必要的能力。
有效汇报工作
容易被忽视的信息不对称
首先我们来讲讲汇报工作。
在汇报工作时，新人常常犯得错误，是忽视沟通中的信息不对称现象。这种忽视信息不对称的行为，表现在汇报工作上，就是讲话铺垫太多，抓不到重点，结论不突出。
举一个例子，比如老板问：小李，下周的活动准备的怎么样？
作为活动的具体负责人，你当然比老板掌握了更多的关于活动准备的信息。但老板问这个问题的目的，是不是希望你把你所知道的关于活动准备的一切都原封不动的从你的脑子里复制粘贴到他的脑子里？显然不是。老板很可能只是希望一个简单明了的答案。
活动的准备无非这么几种状态：要么就是一切准备就绪，万事俱备，只欠东风；要么就是主要准备工作已经完成，某些事情还需要跟进但问题不大；或者是准备过程遇到一些麻烦，有一些棘手的问题需要老板出面解决。
作为老板，很可能只是希望知道准备处在哪种状态，然后再进一步询问细节，做出相应的指示。这样的汇报，使得老板能够由一个确定的结论出发，逐渐丰富自己对于信息的掌握，决定行动的方向。
但是，大多数时候我们看到的，是汇报人忽视这种在信息不对称的情况下老板对于信息密度的要求，从一开口就用密集但是琐碎的信息对老板进行狂轰乱炸，东拉西扯，但就是不讲结论。
小李可能上来会讲，市场部的王总上周出差，很多事情无法与他当面沟通。小李之所以讲这件事，本来是打算来个欲扬先抑，把自己如何排除万难，千方百计在王总出差的间隙把诸多事情与之一一确定，将事情化险为夷的漂亮表现表一番功。但是当老板听到这里时，很可能猜测事情因此进展的不顺利，因此脑子开始高速运转寻找补救的对策。
试想这时如果他听到小李的欲扬先抑，是会觉得小李办事得力呢，还是会认为自己被耍了呢？
这只是一种极端的情况，实际的沟通中，即使不是这样耍小聪明的做法，即使只是一般的铺垫性的描述，如果不上来就把结论讲清楚，也同样会产生另老板十分懊恼的效果。作为汇报人，你是完全占有信息的一方，你知道事情的前因后果和最终的结论，你清楚地知道自己所要讲的每一件事情在整个叙述中的位置和作用。
而作为老板，或者你所汇报的任何一个对象，他们并不知道你所知道的这些，尤其对最终的结论一无所知。而他却要不停地接住你所抛出来的每一个事实，试图寻找他们彼此直接合理的位置和关系，并推测最终的结论。这就好像你的手里拿有一张完整的拼图，而每次你只把拼图的一角丢给老板，还天真的以为对方能够一下子把这一角放到正确的位置上。说这些，目的就是为了提醒大家，要注意信息的不对称。从汇报对象的角度构建你的汇报顺序，做到开门见山，开宗明义。从而让老板、让任何与你有工作交往的人对你的沟通能力刮目相看。
如何提高演讲水平
55/38/7比例法则
在汇报之后，我们来简单谈谈演讲，你可以把它看作是一人对多人的汇报，因此我们刚刚提到的信息不对称的情况依然存在，在准备演讲内容时，就要求站在听众的角度，换位思考来组织演讲的结构，达到最好的沟通效果。
这方面的原则是完全一致的，所以我们在这里不做赘述。而关于演讲我想指出的是，作为演讲的新手，往往花过多时间在准备演讲内容上，而忽视了对这些内容最终传递给听众的手段所进行的准备。
西方学者莫拉比安在70年代提出过一个人类沟通比例，人类在面对面交流时在三个层面上进行沟通，即所讲话的内容，讲话的语气，以及非语言行为。而其中，非语言行为传递了最多的信息，高达55%。而具体内容，则只有可怜的7%，剩下的38%，则是通过听觉传递。也有人把它形象的概括为唱歌跳舞法则，人们看到你在手舞足蹈的跳舞，听到你悦耳的歌声，却很少注意你真正唱了什么。因此，如果你嘴上挂着大大的笑容，用欣喜的语气说”我好伤心“时，大多数听众得到的印象是你很开心，即使他们一字一句的听到了你的话。
演讲中也遵循着这样的规律，但是我们却把大把的时间花在准备那区区7%的内容上，忽略了听觉和视觉所能带来的影响力。演讲内容很直观，一遍一遍的修改润色能够让人看到进步，感觉花的时间越多，效果就越大。但是无论提高多少，最终总要被7%的比例稀释，无法使沟通达到最大的效果。而语气和动作则不一样，无论是对着镜子也好，对着墙壁也罢，一遍遍地排练总让人感觉傻乎乎的，而且似乎演讲这中事情本来就是天生的，练不练似乎也起不到什么作用。
对于傻乎乎的说法，还可以理解，这种排练做起来的确比一遍遍修改内容要难。但还是那句话，简单的事情大家都会做，如果遇到难事就找借口躲避，怎么还好意思要求比别人更大的成绩。而对于所谓演讲时天生的这种借口，则是无稽之谈。
演讲是最能通过练习得到提高的技巧。苹果公司CEO的库克就是最好的例子。他作为苹果新任CEO的第一次公开演讲简直惨不忍睹，你可以找来2011年他在iPhone 4S发布会上的演讲视频来看，库克的整个演讲支离破碎，毫无激情可言，跟他的前任简直天上地下。但同一个库克，当他出现在2014年的苹果开发者大会上时，则完全判若两人。
他的语调变得轻松幽默，动作自信又充满目的性，每句话都充满对苹果产品和理念的自豪。可以毫不怀疑的说，这样的转变并非库克突然发现自己的演讲天赋，而是他勤奋练习的成果。而电影《国王的演讲》所讲述的乔治六世在教练罗格的帮助下克服演讲障碍的故事，则更是直接佐证。
作为职场人，肯定不可能像CEO和国王们那样花大价钱请名教头训练自己。但是，职场人却可以通过积极争取公司中大大小小的演讲的机会，认真对待每一次演讲的排练，来完成自我锻炼。演讲所能带给你的影响力和领袖魅力，值得你花功夫完成这一次对自己的超越。
会议陋习要根除
开会应避免的几种陋习
在谈完一对一的汇报和一对多的演讲后，我们来谈谈职场中最常见的群体事件——开会。大部分职场人开会的体验都不怎么好，常常在回忆中产生人生的顿悟，心想“难道我的生命就要浪费在这种事情上吗！”造成低效率的罪魁祸首是一些顽固的开会陋习。如果参会人和会议组织者能够改掉这些陋习，那么很多会议的效率将得到明显提高。今天我们就来讲讲参会人在开会应该注意避免的习惯，来提高开会的效果。
第一，作为参会人，首先要注意的就是避免迟到。守时是社交场合的基本礼仪规范，这自然不必多讲。在会议的环境下，准时到场的原因不止于此。如果其他人没有等你到场就开始了会议，你便自动失去了在会议一开始就掌握话语主动权，主导会议气氛以推动你对会议议题所持态度的最好机会。另外，更为不容易觉察到的影响是，迟到的人在面对准时到场的人时总会带着歉意，这样的歉意实际上是双方之间形成的一种微妙的高下之分。
想象每个人的周遭都存在一个隐形的能量场，你的迟到会瞬间让其他人把你的能量带走，使你处在一个无法言说但每个人都能感到的劣势中。在这样的劣势当中，你的权威、说服力和感染力都将大打折扣，因此会更难让对方接受你的观点。在这种时候，任何让人信服的迟到的解释都于事无补。因此会使你参加会议的效率大打折扣。
第二，参会人要避免在毫无准备的情况下出现在会场。如果你出现在会场时对当天要讨论的话题一无所知，那么不是会议组织者的彻底失败，就是你没有做好自己应该提前做好的功课。提前熟悉会议议程，想想自己的专业领域与各个议题的关系，准备几个你感兴趣的问题，或者阅读会议组织者建议的背景资料，这些都是你准备会议的一部分。如果不能做到这些，你将很难对会议的讨论有所贡献，只是凑个人头而已。这是对其他参会者的怠慢，也是对自己时间的浪费。
第三，不要贪图利用会议时间处理邮件、接听电话。我们看到太多人在会议过程中摆弄手机、接听电话的画面。这样的行为也是社交场合中对他人十分不礼貌的行为。但功能越来越强大的电子设备让人们逐渐向科技带来的便捷缴械投降，礼仪规范成了这种投降的牺牲品。即使这样，你需要知道，这些行为仍然会对你与其他人的关系带来伤害。在黑莓、爱疯上收发一封邮件，把手机贴在耳朵上猫腰跑出会场，在你看来也许表现了你是怎样的一个大忙人。但是在你周围的人看来，你却分明在说：你们不配占用我的时间，你们不如电话那头的随便一个人重要。
第四，参会人不要轻易打断别人的发言。
如果你突然有了一个好主意，请至少等别人把话讲完再开口，否则你只会给人留下不懂礼貌，不懂得倾听的坏印象。你可以机智大胆，你可以思维活跃，你可以挑战权威，会议中需要这样的活跃分子来打破大家的思维定式。但是你不可以粗鲁无礼，不可以把聪明当成你轻视社交礼仪的通行证，不可以把年轻当成你的无礼的替罪羊。准备一副纸笔，把灵光一闪的好想法记录下来，然后在合适的时机，合适的语境下拿出来与其他人一起分享、讨论。这样的做法会让你和你的好主意更加被人重视。
第五，作为参会人，不要觉得有义务对任何事情都品头论足。人们有时会有错觉，总觉得别人会像自己一样在乎你的看法。在会议中，这种错觉表现为对任何讨论都要加上自己的一番评论。假如这样的评论并不十分高明，很快就会引起他人的反感。因为很快的，人们就会察觉这个对凡事都要点评几句的讨厌鬼，是横在他们和会议按时结束之间最大的障碍。不要成为那个讨厌鬼，只有在能为讨论带来新的思路或观点的情况下再发言。
也许你已经发现，要纠正以上大部分的行为，出发点都是基于对他人的尊重。这一点在任何社交场合都适用。关键在于，不要仅仅把会议当做解决工作问题的场合，它也是你展现交际能力的最好机会。有意识的从小地方改正自己，与人为善，提高自己的职业修养，你会发现工作也会随之事半功倍。我们这里讲参会人应该注意避免的开会陋习。相应的，会议的组织者对会议的高效进行也负有重要的责任，而一切陋习恰恰阻碍了会议有效率的进行。由于时间的关系，我们今天无法一一展开，在PPT中把这些陋习列出来，以供有兴趣的听友进一步研究。
项目管理
项目管理始于项目开始之前
职业技能的最后一个题目，是项目管理。项目管理本身是一套十分复杂的学问，有多个专门的国际认证。但同时，项目本身又可大可小，因此，项目管理的技巧具有广泛的应用场景。
极端的情况，一个你可以单独完成的小任务，都可以当作一个项目去对待，用项目管理的一些原则达到高效办公的目的。今天我想讲的，是项目管理中最容易让人陷入困难境地的一环：确定项目范围，就是在项目开始前，跟客户确定项目的范围、边界的这个步骤。
简单说就是这个项目承诺做什么，不做什么，项目成果可以用在什么地方，不可以用在什么地方等等。这个过程常常你来我往很多个回合才能最终确定下既让客户满意，又让项目风险得到控制的结果。
比如说做某个项目是制作一个盛水的容器，如果在不确定项目范围的情况下你欢欢喜喜做出了一个玻璃杯，而人家要的是一座游泳池，这中间可是差了十万八千里。因此确定项目范围是一个项目成败的关键。只有项目范围确定之后，才能根据需要做的工作来确定所需要的资源，包括人力和时间，并由此提出合理的报价。
所有的项目，无论大小，在确定做与不做之前，都应该有这样一个确定范围的步骤，范围确定下来，才能估计需要的投入，如果投入不足，自然要讨价还价。但是我们经常看到的情况却是，这一环节迫于一方的压力而流于形式，再没有明确划定范围，没有充分估计资源的情况下，项目就被同意下来。
我曾经接触到的一家IT公司就是因为同意给客户做出业界“最好的”企业网站，而被搞得焦头烂额，因为客户始终不满意交付的结果，认为没有达到”最好的“标准。而”最好的“是什么标准，恐怕没有人能够说清楚。
所以在项目管理真正开始之前，做到确定项目范围，三思而后行，才能为自己项目管理者的角色打开局面。前面说过，确定项目范围是一个多次博弈的过程，大家讨价还价在所难免。千万不要在这个环节上嫌麻烦，或抹不开面子。在这个环节上手软，坑的是整个项目团队。
在项目范围确定之后，项目经理还需要时刻警惕项目范围的变更。项目范围的变更会以很多不同的面目出现，因此稍有不慎就会从项目经理的眼皮底下留过，造成对整个项目管理极大的影响。
比如一位请人设计室内装潢的客户，打给室内设计师一个看似随意的电话，要把本来打算用作书房的房间改成书房客房两用，在客户看来，可能只是添一张简易床这么简单。但实际上，要保持原来的设计风格，在不影响书房功能的前提下把客房的功能融入其中，又要按照原先的计划交付设计方案，这实际上远远比添加一张床要复杂得多，因此这将是一个对项目范围的极大改变。假如设计师在没有仔细考虑这个要求的情况下，草率的答应了客户的变更要求，那么最终将只能由项目组来承担额外工作所带来的时间和成本上的损失。
因此，项目经理是项目的看门人，要敏感的辨识项目范围的变更。在识别出潜在的项目范围变更后，项目经理要再次运用当初确定项目范围时的谈判技巧，在博弈中争取与项目范围变更相应的额外资源。延长工期也好，增加预算也好，要求额外的人手或其他形式的协助也好，这些都是项目经理要为项目团队所争取的。
一味地答应老板和客户的要求而不做相应的资源的争取，在失去项目团队信任的同时，也会让对你提出要求的人以为你是最容易欺负的那一个，是他们的小算盘最容易得手的突破口。
这种名声是一个项目经理无论如何都应该避免的。因此，与其做一个到处不讨好的烂好人，不如硬着头皮与那些提出要求的人来几场虽然不那么舒服但是却能够避免很多后续麻烦的对话，做一个有原则、据理力争的项目经理，赢得来自团队的尊重。
03 办公工具技巧
这次分享的最后，我想讲讲我电子邮件和任务清单这两个最常用的办公工具的使用习惯，这些习惯对我的工作效率帮助很大，希望也能对你有所适用。
从电子邮件讲起，我想介绍一套处理电子邮件的方案，这套方案由两部分组成，一个单独的文件夹，和一个叫做4D邮件处理法的工作方法。单独文件夹的概念，是在邮件管理中，通过一个叫做“已处理文件夹“的单一文件夹来存放所有必要的邮件，在日后需要某封已储存邮件时，通过本地搜索功能找到所需邮件的方法。这种方法，是跟传统的多层文件夹设置加为每封邮件分类的做法相对的。
电子邮件管理方案
单一文件夹 + 邮件4D处理法
它跟传统的文件夹管理方法相比，有很多提升工作效率的好处：
首先，传统的文件夹管理方法要求对每封邮件进行分类。这种重复的分类动作是对脑力和时间的不必要浪费。其次，很多时候会出现一封邮件同属于多个文件夹范畴的情况。
比如一封即包含某客户销售数据又包含客户联系人变更的邮件，即可以放入销售数据文件夹又可以放入客户信息文件夹，这时要么把邮件复制到两个文件夹中，要么人为规定这种情况统一放入其中一个文件夹。无论哪种做法，都进一步的占用了有限的脑力和时间。使用单一文件夹则完全避免了这种分类的麻烦。
而且，在日后提取相应的邮件时，单一文件夹的方法还可以省去回忆存放时邮件分类的步骤，在搜索时只需要根据对邮件标题，内容，发件人，发件时间等诸多信息中的任意一个或多个内容做交叉搜索便能更快速找到所需邮件。
这一邮件管理方案的另一部分，是对每一封邮件进行4D处理法。
4D是指四个英文单词所代表的动作，它们是：行动(Do)，转发（Delegate），搁置（Defer），删除（Delete）。这四个动作涵盖了对任何一封邮件可能执行的所有动作。
4D处理法的第一个动作是行动。
如果在阅读后你发现邮件中含有需要由你来完成、并且可以在很短的时间完成的任务，那么你就要立刻有所行动。比如邮件询问一个简单的业务问题而你刚好手头有现成的资料，或者邮件请你安排出下周面试毕业生的时间。
回复一个答案，在日历中创建一个新的会议，这些都可以在几分钟内完成。这种情况下你没有理由做任何拖延。在这一点上，GTD工作法的创始人大卫·艾伦提出过一个著名的“2分钟法则”，即任何在2分钟内可以完成的事情，都应该立刻着手去做。
这是因为对2分钟的事情所作的任何判断、归纳、计划所花的时间都会大于完成它所花的时间，因此除了立刻去做，没有更为有效的方式。大卫甚至自豪的宣布自己为了对2分钟有更准确的概念，曾经一度秒表不离身，准确地记录下那些小事情所花的时间。我们显然没有必要做到那么极端。但是道理是说得通的，值得我们在处理电子邮件时借鉴。
4D处理法的第二个动作是转发。
如果你发现邮件中提到的工作可以转交给更适合的人，或者可以以更低成本完成的人，则要尽量将任务布置下去。这种情况下，你也要立刻行动，在原邮件中加入对任务的说明、要求等，同时附上执行任务的人会需要用到的各种信息，告知其寻求帮助的方式，然后转发给适合这项工作的人。
在转发的同时，也要记得通过抄送或单独得邮件通知原发件人这件事情已经被转交给他人处理。对“行动”和“转发”两类邮件处理后，可以把需要备案的原始邮件存入“已处理邮件”文件夹，剩余的则可以删除。
4D处理法的第三个动作是搁置。
当邮件中提到的工作必须由你来做，但显然无法在短时间内完成的情况下，把它们暂时搁置起来。这样的邮件，我们把它放入一个叫做“搁置”的文件夹中。
你可能会问，这套方案不是只需要设置一个单独文件夹吗？没错，严格来说这套方案确实有两个文件夹（已处理文件夹和搁置文件夹）。但是因为搁置文件夹只是起过渡的作用，并不作为储存邮件的场所，因此我们不把它看作一个有完整行为能力的文件夹。
4D处理法的终极动作是删除。
对于通知性质的邮件，当你把确定以后会用到的邮件转入“已处理邮件”文件夹后，剩余的邮件就要果断的删除。不需要担心这样激进的删除会删掉那些也许以后会用到的重要邮件，这是因为：任何现在需要的邮件，都被你保存在了“已处理邮件”文件夹中；任何虽然现在不需要但是你感觉今后会用到的邮件，最终都不会被用到；如何日后发现需要用到的邮件已经被删除了，你的同事中永远会有一个人把它好好的保存着；如果没有人保存这封邮件，那这封邮件根本就不重要。
完整任务清单
捕捉所有任务，但一次只做一件事
最后，简单讲一讲在使用任务清单时的两个原则：任务清单要捕捉所有任务，但是每次只关注一件事情的解决。任务清单并不仅仅是一个时间管理工具，它可以成为你大脑的延伸，来帮助你“记忆”所有琐碎的事情，从而解放出你的大脑来处理更为复杂高级的问题。
我们的大脑是个生性多疑的家伙，但凡有一点点的怀疑，它都不肯将属于自己的任务放手。因此，要使任务清单成为大脑的仆人，必须使这位主人百分百的信任任务清单能把记忆琐碎事情的任务做好。
而要建立起这样的信任关系，你需要一个简单明了不含任何复杂成分的系统，而这个系统，就是一个唯一的、用来捕捉所有任务的任务清单，使你的大脑相信，不会有任何任务被遗漏。也许实际实行起来难免会有遗漏，但至少在系统设计上，这一点是得到保证的，因此可以让多疑的大脑安心。
至于如何做到是任务清单捕捉所有任务，每个人都可以去找适合自己的方式。对于我来说，就是一个结实的笔记本和随身带笔的习惯。你也可以使用手机，使用电子邮件，甚至便签功能。总之你要做到说服自己的大脑，你的任务清单捕捉系统可以胜任这项任务，从而解放你的脑力。
捕捉任务的下一步自然是处理任务，关键是一次只做一件事。那么如何确定先做哪件事后做哪件事呢？你可能猜到我会提出艾森豪威尔总统那个著名的重要性紧迫性坐标。是的，没错，我会提到这个由重要紧急，重要但不紧急，不重要但紧急，不重要不紧急四个象限组成的著名时间管理工具，但是我要在上面画一个大大的叉。
在我看来，这个工具虽然在理论上是一个无比正确的分清事情主次的方法，但是在实际使用过程中实在会消耗太多时间。如果花在给任务排序上的时间比解决任务本身都来得长，那我们就要谨慎的对待。
在如何对任务排序上，我认为更为好用的做法是，不对任务进行归类，不排序，每当需要决定下一个任务时，审视你的任务清单，按照“吃掉那只青蛙”的原则挑出一件事情，不折不扣地做完；然后再次审视你的任务列表，吃掉下一只青蛙，直到你吃不下为止。
这个吃青蛙的梗来自马克·吐温，他曾经说：如果你在大清早吃掉一只活青蛙，接下来的一天还有什么更糟的事情能够难倒你？没错，你选择下一项任务的标准，就是找到那件最让你恶心，或者换句话说，最让你心里不舒服，最不想去做的事情去做。
通常我们最不想去做的，往往就是对我们最为重要的事情，同时也是给我们的心理带来最大压力的事情。拖延症就是这样得来的。拖延症患者不是不知道事情的重要性，但就是要找各种理由推迟自己的行动，老想着把边边角角的事情先做完再说，但实际上心里深知这只不过是在逃避那件真正重要的事情，逃避吞下那只青蛙。而每拖延一天，那只青蛙就会长大一点，吞下他变得更恶心，心理压力也会随之变大。形成恶性循环。要打破这个怪圈，只有在选择任务时，去挑那看起来最难啃的骨头，长相最骇人的青蛙。
今天我准备的内容就是这些。这些内容，以及更进一步的讨论，都能够在我的新书《你是一桩独一无二的生意》找到。有兴趣的听友可以找来看看。
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