企业总裁的个人效率管理

提髙个人工作效率的要决是：做最该做的事情、做最周密的准备、用最科学的方法、以最快速的行动、利用定式 或模式、巧用零碎的时间。

一、做最该做的事情。每个人的时间和精力都是有限的。要提髙个人的工作效率，就必须将有限的时间集中于最 童要的、最能发挥自己才华的事情上。时间管理理论一般将任务分为既童要又紧急、童要不紧急、紧急不童要、既不童要 又不紧急等四类事情。我们大多数人的行事顺序都是按事情的紧急程度来安排，而不是按事情的童要程度来安排，结果， 童要不紧急的事情往往被紧急不童要的芝麻小事挤得一拖再拖，最后干脆不办。最常见的是健康、学习等童要不紧急的事 情被工作中一些紧急不重要的小事挤占了，我们往往一而再、再而三地说：“现在加班加点是没办法的事情，等忙完了这 一阵就要好好锻练一下身体了。”遗憾的是“忙完”的这一天似乎总是遥遥无期。所以，正确的处理方法是：重要而紧急 的事情立即做，童要不紧急的事情稍后做，紧急不童要的事倩授权做或者找人帮忙做，既不童要又不紧急的事情一般不 做。成功者与失败者的区别往往在于，成功者的时间基本上都是用于童要的事情上，而失败者则一般都在忙于应付层出不 穷的紧急业务。这方面最典型的例子要属诸葛亮了，诸葛亮之所以能够名垂青史，主要是因为他能够“未出隆中而知三分 天下”，而这又是他在未出隆中之前整天四处闲游、专心研究天下大势的结果。当他成为蜀国丞相之后，因受刘备托孤，不敢懈怠，事无巨细都亲自处理，甚至“杖二十以上亲决”。正是因为他后来整天纠缠于琐碎的事务之中，因而不可能为 蜀国确立正确的航向，最后才会犯下八年北伐拖垮蜀国的决策错误。对于企业管理者来说，最童要的任务就是作决策，最 童要的业务就是读书、浏览新闻，看公司报告，以及接触各级员工、与同行企业交流、与供货商交流，与客户交流，与政 府部门交流。与这些人交流接触的目的不在于处理具体业务，而在于获取足够的信息。只有这样，才有可能做出科学的决 策。前英特尔总裁格鲁夫在《格鲁夫给经理人的第一课》_书中提到：“想必你已看到我把一天中大部分的时间花在收集 信息上，而且我用各种不同的方法去收集◊我平时看正式的报告和备忘录，但同时，不论是在与内部员工还是别家公司的 人，甚至是媒体记者谈话时，我也都不忘收集信息。尤其重要的是那些来自客户的抱怨-就算是‘内部的客户’我都不敢 忽视”。此外，在工作的时候，要利用组织的力量，并非所有事情都全部由个人独立完成。一般来说，在一个有效率的组 织中，每个人都是在处理自己最拿手、最能发挥自己才华的那一块业务。要集中处理最重要的、最能发挥自己才华的事 情，就不能有求必应，而要懂得如何拒绝别人，包括来自下属、同僚、上司的请托。只是如果有可能的话，在拒绝之后应 尽可能地提供替代性解决渠道。

二、 做最周密的准备。事前计划，这是绝大多数髙效人士的良好习惯。事前拟定计划，明确工作目标、工作思

路、工作方法、工作步骤、工作期限，工作标准，并在此基础上适当准备相应的资源，这样可以在工作过程中加快速度， 节省时间和精力，避免走弯路，避免到时手足无措，避免到时丢三落四。“磨刀不误砍柴工”，一般来说，计划过程投入 越多，则执行过程投入可以越少，计划过程投入越少，则执行过程势必需要投入越多。

三、 用最科学的方法。科学的方法、熟练的技能、先进的技巧能够显著地提高工作效率，这是显而易见的道理。 同样一顶工作，有人要用一整天才能完成，而换一个人来做，则可能只要一个小时，这是因为他们釆用的方法不同，掌握 的技能不同，拥有的技巧不同。因此，对于管理者自身来说，必须热爰学习，勤于思考、善于思考，努立实践，尽可能掌 握更多的工作方法和工作技巧，尽可能让自己的工作技能更加熟练；对于管理者的管理活动来说，在布置一顶工作之后， 不仅应关注下属的工作态度和工作时间，还要关注下属的工作方法是否正确。

四、 以最快速的行动。高效人士懂得如何调整心态，因而总是能保持一种热忱向上、积极乐观的状态。他们常用

的方法是，在每天清晨进行心理调适，运用“各个击破”的办法将一些难以处理的事情分解成很多容易处理的步骤，时刻 用奋斗目标激励自己，还有诸如此类的一些方法。他们通过这些方法，使得自己时时处于一种良好的状态，因而很少浪费 时间，他们往往行动快速，雷厉风行，绝不拖延。

五、 利用定式或模式。所谓定式，本来是指围棋中经过前人研究总结而形成的对于双方来说都是较佳的下法而形

成的基本棋形；所谓模式，是指经过前人研究总结而形成带有一定规律性的比较先进合理的思维形式或业务处理方式。因为定式或模式是前人花费了大量时间研究总结出来的思维形式或业务处理方式，带有一定的规律性和通用性，因而可以加 快思维的速度，节省时间和精力，提髙思维效率。比如说，高中读书时，有很多同学虽然没有作文天赋，但他们通过熟背 各种題材的范文，考试时再套用过来稍微修改一下，分数一般也不会太低，有时比那些虽然有作文天赋但要全部从头写起 的同学成缋还好些；有很多同学虽然没有数学天赋，佢他们通过熟记各种題型及其解法，也基本能够应付考试，有时甚至 比那些全是自己动脑筋从头思考的同学考得还好些。在企业中也是如此，那些釆用模仿跟进策略的企业经常比创新模式者 更容易取得成功。其实，自己通过大量工作研究总结出来的带有规律性的成果更要珍惜，应该将它模式化，以节省之后碰 到类似问題时的时间和精力，这样就可以大大提高工作效率，这正是善于总结经验教训的人更容易取得成功的原因之一。

六、巧用零碎的时间。有一个广为人知的故事◊一位教授在给一群学生渎示一个实验。他把一个一加仑的广口瓶 放在讲台上，随后，再把一块块拳头大的石头放进去，直至石头到达瓶口。他问道：“瓶子满了吗？ ”所有学生都说：

“满了”。教授笑了笑，伸手拿出一些碎石往瓶子里放，幷轻轻敲击玻璃瓶使碎石填满下面石块的空隙。“现在瓶子满了 吗？”他再一次问道。这一次学生们有些明白了，“还没有”。教授又笑了笑，伸手拿出一些细沙，慢慢倒进玻璃瓶。沙 子填满了石块和砾石的所有间隙。他又一次问学生：“瓶子满了吗？ ”“没满！”所有的学生都大声说。教授点点头，再 一次拿出一壶水，慢慢往瓶子里倒，直至加到瓶口。从这个故事我们可以看到，如果把拳头大的石头比喻成重要的事情， 把沙子和水比喻成琐碎的小事，那么在将有限的时间分配给琐碎的小事之后，童要的事情就没办法完成了。另一方面，在 将有限的时间分配给重要业务之后，看似没有时间了，实际上如果开动脑筋就会发现，还有很多零碎的时间可以充分利用 一下。毕竟，时间是挤出来的。